Comment le Design Ops peut vous aider dans votre organisation ?

Le rôle du Design Ops (dit également  Design Opérations) est de réduire la complexité du processus de design, tout en optimisant la synergie des équipes prenantes et la gestion des ressources et des outils alloués au projet.

Le Design Ops est une discipline récente qui est née pour répondre au besoin de résoudre les problèmes liés au produit affectant le processus de design et les contraintes que rencontrent les designers.   

Le Design Operations se base sur une approche agile pour améliorer les compétences des collaborateurs et optimiser la collaboration, les activités et les livrables, dans l’objectif de développer un produit centré utilisateur qui offre une meilleure expérience. 

Comment travaille le Design Ops ? 

L’approche de Design Operations consiste à opérationnaliser le processus de design. Elle rassemble l'ensemble des méthodes, processus, outils, infrastructure, workflow et ressources humaines, nécessaires pour débarrasser le travail des designers des inefficacités opérationnelles et les aider à se concentrer sur leur cœur de métier.

Il s’agit donc de créer un climat favorable pour libérer le potentiel créatif des designers. Ce qui permet de booster la performance globale de toutes les équipes impliquées dans le projet. Pour y parvenir, le Design Ops peut être incarné par une personne ou une équipe, selon la taille et les besoins de l’entreprise, pour assurer la bonne gestion des ressources engagées dans projet.

De ce fait, le champ d’interventions du Design Ops est assez large et il inclut plusieurs tâches. Notamment :

• étudier les profil des designers et évaluer leurs compétences, leurs softs skills et leurs savoir-faire. 
• S’assurer que les bons outils sont disponibles et qu’ils sont convenablement affectés.
• Identifier les interactions internes et externes de l’équipe de design avec les autres équipes.
• Déceler les bonnes pratiques et méthodologies de design.
• Soutenir les ambitions, les innovations et les évolutions.
• Optimiser les techniques de design et les livrables. 

Le rôle de Design Ops est d’une grande ampleur et requiert des compétences spécifiques. En effet, cela nécessite  : 

• une connaissance approfondie du processus de conception et développement du produit.
• une compétence solide à gérer convenablement le budget, le temps et les ressources du projet.
• une capacité à s’adapter aux changements qui peuvent surgir et bouleverser le processus de conception ou de développement du 

produit.

Avec qui le Design Ops travaille ?

Dans l’objectif de renforcer la communication entre les membres de l’équipe et d’améliorer les processus de développement du produit, le Design Ops se charge de l’uniformisation du processus de travail et la consolidation de la cohésion de l’équipe. 

La discipline de Design Ops se base sur l’union entre les deux concepts : 

• “Design” : inclut toutes les spécialités relatives à cette discipline, telles que : UX/UI designer, UX researcher, UI Architect, UX writer, stratège de contenu, designer product, etc.
• “Ops” : concerne l’aspect opérationnel du projet. Cela inclut :
• le budget engagé pour la conception, 
• le flux opérationnel correspondant à l’optimisation et à la standardisation du design, 
• les opérations liées à la gestion du cycle de vie du produit, 
• les opérations relatives au recrutement et à la gestion des ressources humaines (développement de carrière, motivation, etc).

Le Design Ops assiste les équipes de design pour optimiser la mise en œuvre des processus de conception et les mener vers la réussite. Dans cette optique, le Design Ops entretient plusieurs connexions avec tous les départements de l’organisation : UX/UI designers, user researchers, développeurs web, équipe Produit (Rédaction, Marketing, SEO, Product Owner, etc).

Comment Capian s'insère dans le travail ? 

Capian est un outil d’évaluation UX collaboratif en ligne. Il a pour vocation de faciliter l’audit UX des interfaces web afin de capturer les problèmes qui impactent négativement l’ergonomie et l’utilisabilité en priorités les opportunités d’optimisation. Il permet aussi de construire rapidement un rapport d’audit UX complet qui contient toutes les annotations descriptives de l’étude réalisée.

L’outil Capian incarne un espace de travail centralisé, où sont stockés et partagés tous les rapports élaborés. Dans une logique de Design Ops, cet outil permet de : 

• garantir une meilleure collaboration entre les équipes grâce au partage des données. A travers cet outil, tous les collaborateurs peuvent éditer, organiser et partager leurs rapports, afin de discuter des problèmes soulevés, des améliorations à effectuer et des propositions à adopter, en temps réel.  
• Assurer une communication plus facile entre les équipes multidisciplinaires. Les collaborateurs peuvent échanger directement et oublier les longues réunions, le temps gaspillé sur l’élaboration des rapports de présentation et l’échange de nombreux mails.
• Réaliser un travail hyper itératif, qui se base sur des améliorations répétitives sur le court et le long terme. 
• Simplifier le travail de l’utilisateur, grâce à une prise en main facile qui ne nécessite pas de formation pour maîtriser l’outil.
• Livrer plus rapidement le service, grâce à une collaboration plus efficace.

Voir cette liste de courtes vidéos concernant les différentes fonctionnalités de Capian ;

https://www.youtube.com/watch?v=NlGTsE8EAPU&list=PLZX9-QrsaW1H-5pF6JBmpjj-LPrPr9PTb

Rôle et méthodologie du Design Ops 

En quoi consiste le rôle du Design Ops ?

Les tâches du Design Ops peuvent être classées selon les 3 axes de cette discipline : 

Source 

Projet

Ce volet renferme tous les aspects relatifs à la gestion du projet, tels que : le planning, les ressources, le financement, la logistique et les pratiques d'optimisation. Dans cette optique, le Design Ops est chargé de :

• Surveiller la bonne exploitation des ressources.
• Contrôler régulièrement le flux de travail.
• Superviser le budget.
• Identifier les lacunes critiques qui peuvent diminuer l’efficience du processus de design et proposer les solutions d’optimisation à cet effet.
• Élaborer un plan de travail sur le long terme.
• Préciser les indicateurs de performances à utiliser pour évaluer le travail.

Processus

Cette composante concerne tous les systèmes, les méthodologies et les stratégies nécessaires pour définir :

• comment procéder pour instaurer une stratégie de Design Ops. 
• Pourquoi fixer le choix sur une telle ou telle procédure.

Cette composante englobe aussi l’ensemble des outils nécessaires à l’optimisation du flux de travail, tels que : 

• Les outils de recherche UX, comme : Wireflow, Realtimeboard, Uxpressia, Smaply, xSort, etc.
• Les outils d'enquête en ligne et d’interview comme : Typeform, Surveymonkey, Optimalworkshop, Evernote, etc.
• Les outils de tests utilisateurs à l’exemple de : lookback, fullstory, testapic, les outils de test A/B, etc.
• Les outils de wireframing et prototypage, à l’instar de : Figma, Mockplus, Axure, Adobe XD, etc.
• Les outils de design system, tels que : InVision, Sketch, Superposition, Storybook, etc. 
• Les outils de collaboration, comme Skype, Slack, Trello, etc.
• Les outils de benchmark UX, comme : Google Analytics, Smartlook, etc.
• Les outils d’interprétation et d’analyse des insights, à l’instar de : dovetailapp, coglode, productboard, etc.
• Les outils de documentation, tels que : Notion, Git, etc.

Personnes impliquées 

Cet élément représente un facteur fondamental dans une approche Design Operations. A cet effet, le Design Ops se charge de ces missions : 

• Éliminer le travail en silos afin d’optimiser la qualité du flux de travail.
• Assurer toutes les conditions favorables pour favoriser la créativité de l’équipe.
• Éliminer toutes les tâches qui n’appartiennent pas au périmètre de compétences du designer, dans le but de l’aider à se concentrer sur son activité principale. 
• Bien préparer l’équipe pour les projets à venir.
• Impliquer l’équipe de conception en amont du projet pour participer à la définition de la problématique à traiter.
• Allouer le budget nécessaire pour gérer les outils et les ressources humaines requises.
• Recruter les compétences requises (externes et internes) et assurer une intégration fluide des nouvelles recrues.
• Organiser les agendas des réunions de l’équipe. 
• Former en permanence les membres de l’équipe.
• Instaurer une culture de partage pour favoriser l’échange entre tous les collaborateurs.
• Définir les responsabilités de chaque designer.
• Rationaliser les affectations des designers. Le Design Ops doit savoir assigner la bonne compétence au bon endroit et au bon moment.
• Créer une nomenclature unifiée pour identifier les fichiers et les dossiers partagés par les membres de l’équipe. Cela permet de définir un langage commun qui facilite la communication entre eux.

La méthodologie du Design Ops

Définir le scope du problème 

La mise en place d’une approche design operations nécessite de passer préalablement par l’étape de définition du problème. Il faut établir un plan d’actions pour définir la façon d’orchestrer le flux de travail et comment assurer une coordination harmonieuse entre toutes les équipes impliquées.

A cet effet, Nngroup propose ce qui suit pour construire une méthodologie Design Ops autour de 3 volets : 

• Comment travailler ensemble ? Dans cette étape, le Design Ops se concentre sur la composition et l'organisation de son équipe. Il s’occupe aussi de la gestion des ressources humaines.
• Comment assurer que le travail est réalisé ? A ce stade, le Design Ops se charge de la standardisation, l'harmonisation et la priorisation des processus de travail. 
• Comment créer un impact ? Le but de cette étape est d’évaluer l’efficacité de la conception, à travers des outils et des indices dédiés, tels que ces locutions : bien, achevé, etc. Elle vise aussi à renforcer l’implication des collaborateurs dans le projet, grâce à une démarche de socialisation pour augmenter leur enthousiasme et leur motivation. Le Design Ops est invité aussi à organiser des formations professionnelles pour booster les compétences de son équipe.

Voici les actions nécessaires pour mettre en œuvre l’étape de définition du problème : 

• Mener une enquête de découverte : l’objectif de cette étude est de relever les défis opérationnels et d’analyser leur niveau de criticité et leur impact sur la conception.

Cette étape débouche sur des données utiles pour mener des études comparatives, en se basant sur des mesures qui renseignent sur le niveau de satisfaction des collaborateurs et leur productivité. Ces mesures doivent être surveillées en permanence, afin de contrôler leur impact sur la conception.

• Établir des interviews avec l’équipe de design et les partenaires associés : ces interviews sont utiles pour mieux comprendre les problèmes qui bloquent les membres interrogés dans la phase précédente. 
• Documenter le processus de design pour identifier les différentes ressources, outils et méthodes à employer tout au long du processus de conception. Cette étape aide considérablement à optimiser la gestion et l’exploitation de ces éléments.

Définir la valeur du Design Ops 

A ce stade, le Design Ops doit définir la valeur ajoutée qu’il doit apporter au processus de design et à toute l’organisation. Le Design Ops doit bien assimiler les soucis relevés lors de la définition de la problématique, afin de préparer les initiatives et les solutions requises pour y remédier. Notamment, il doit préciser : 

• les grands obstacles qui nuisent au bon progrès du processus de conception.
• Les opportunités favorables pour optimiser l’exécution de la conception.
• L’ordre de priorité entre les problèmes à gérer.
• Son rôle au sein de l’organisation. Pour éviter toute ambiguïté, le Design Ops doit expliquer parfaitement ses responsabilités à ses collaborateurs.

Créer une roadmap 

Après avoir expliqué amplement son domaine d’intervention à toute l’organisation, le Design Ops doit s’assurer que tous ces collaborateurs ont bien compris sa mission. Après quoi, il peut mettre les premières pierres pour construire une roadmap et commencer son travail. Ainsi, il doit procéder à : 

• identifier les principales tâches à exécuter au préalable.
• Préciser un objectif précis pour chaque point de blocage soulevé lors de l’identification du problème.
• Établir une roadmap qui fait le mapping entre les actions à entreprendre, les objectifs à atteindre et le temps nécessaire pour la réalisation. Il est recommandé d’utiliser un outil familier à toutes les équipes impliquées, pour la création de la roadmap. Cela dans le but de faciliter la compréhension de ce plan d'action par tous les collaborateurs.
• Mesurer l’efficacité des initiatives réalisées et leur impact sur le processus de design et sur la performance de l’équipe de designers. 

Conclusion

La forme de collaboration entre les designers et les autres équipes évolue rapidement, au gré de l’évolution des techniques adoptées pour le développement du produit. D’un autre côté, la complexité des solutions de conception s’intensifie en parallèle de l’essor des nouvelles technologies.

A cet effet, le Design Ops constitue une solution managériale efficace pour renforcer le flux de travail, augmenter l’efficacité de l’exécution du projet dans sa globalité, éviter le gaspillage de temps et assurer l’intégrité du produit.

Ces avantages entraînent des répercussions positives sur les délais de livraison du produit. En effet, le fait d’assurer un processus de design fluide et cohérent accélère les délais de livraison, ce qui permet de gagner la satisfaction des clients.

N'hésitez pas à nous contacter pour toute autre information.